QUIMANRAP: más apuntes.

+++ Segundo día de ayuno. Suele ser el peor, pero de momento no puedo saber cómo va porque acabo de empezar.

La primera vez que hice un ayuno depurativo usé el método del sirope de savia y el zumo de limón, pero las veces siguientes lo sustituí por zumos de frutas y verduras. Sin embargo esta vez he vuelto a los orígenes. Es más caro y no tengo ni idea de si es realmente mucho más efectivo a la hora de depurar toxinas, pero tiene un par de ventajas.

La primera que no hay que pensar mucho. Sólo necesitas tener tres productos en casa (limones, sirope y agua mineral). La segunda, que puedo hacer un análisis de cómo me sientan los diferentes alimentos al ir reintroduciéndolos. Pero para eso, aún quedan 9 días.

Mientras tanto, más apuntes y más webs.

Enlaces

• Top 10 Productivity Basics Explained-Livehacker
• GTD utilizando Evernote por ThinkWasabi

Instalé Evernote para probarlo  (a pesar de contar con el OneNote de Office2007) porque prefiero usar  software gratuito y/o librereconozco que este vídeo me ha convencido siempre que puedo. Pero como la configuración es un tanto distinta a OneNote y tenía unos cuantos proyectos abiertos ahí, lo dejé. Ahora . La principal diferencia son dos botones, uno para Firefox y otro para Thunderbird, que permiten que traspase mails y webs como material de trabajo y tareas por hacer, directamente a Evernote.

Es cierto que “falta” ese mismo botón en Excel, Word o los equivalentes de OpenOffice, pero siempre se puede hacer una captura de pantalla. Problema que, al parecer, no existe en Mac…

De momento, feliz con el sistema.

Ideas

• Desayuna como una reina, come como una princesa y cena como una mendiga.
• El programa de correo electrónico no es un buen espacio para gestionar GTD, al menos tal y como yo lo configuro (filtros que mandan mensajes a carpetas, etc). Mejor empelar otra herramienta que pueda capturar el recordatorio de que tengo que contestar ese email sin dejarlo en la bandeja de entrada.
• Fotos. Las fotos son un excelente recurso para recordar cuál es la configuración que quieres para un espacio, o para reflexionar acerca de qué necesitas  cambiar.

Apuntes y sitios web

+++ Curiosamente, este espacio público es uno de los blocs de notas más eficientes de que dispongo. Me resulta más fácil anotar y sistematizar la información cuando pienso que le va a servir a alguien más.

Pero eso no quita para que a veces sea eso, un bloc de notas. En esta fase de recoger información y nuevas perspectivas esa faceta se va a notar que no veas, y es posible que a veces el resultado recuerde al chabolismo creativo más que a otra cosa, pero a mí me sirve.

Hoy, direcciones de unos cuantos sitios con ideas interesantes para lo que quiero hacer, y listado de ideas sueltas que quiero tener en cuenta.

Sitios web

• Zen-Habits. Por cierto,el libro Zen-to-Done en español (una adaptación de GTD, pero que incluye cierta gradación de objetivos y tareas, está disponible para descarga aquí.)
• 5S en vídeo. (La primera vez que oí hablar de las 5S fue cuando trabajé en la chiringONG. Que tuvieran las santas gónadas de siquiera mencionarlo en ese entorno en el que la calidad de lo que hacíamos traía sin cuidado a la dirección  era para partirse la caja, pero el concepto en sí es bueno. Si es que echo la vista atrás y no puedo dejar de pensar en cuánto aprendí cuando entré y qué bien hice en largarme en cuanto no me quedó más por aprender XDD). Esta documentación y este vídeo (a pesar del horroroso Loquendo, ese invento de Satanás) explican mejor los detalles.
• El Gachupas. Reconozco que no conocía su blog hasta que no empezó a comentar por aquí, pero las pocas entradas que ha publicado hasta ahora le han hecho un huequito entre mis feeds de productividad
• El Canasto, blog sobre productividad, GTD, etc.

Ideas a tener en cuenta

• La regla de los dos minutos
• Si merece la pena hacerse, hay que dedicarle tiempo. Ventajas de ir despacio.
• Cambiar un hábito importante es una tarea que requiere tiempo y concentración. Es preferible concentrarse en mejorar una cosa cada vez.
• 30 días es un buen plazo para implantar un hábito de trabajo de forma segura.
• Pero si estamos muy insatisfechos con más aspectos de nuestra vida, tal vez queramos ir introduciendo mejoras en más de un campo. Los “medios-habitos” son una forma de plantearlo. Kaizen es otra de las posibles.
• Hay “disparadores” que nos alejan de un buen hábito o nos acercan a uno malo. Por ejemplo, en mi caso, pintar el salón ha sido una tarea extra que se ha cargado mis éxitos alcanzados en la planificación y cuidado de la alimentación. Si los identificamos y pensamos soluciones de antemano, es más difícilque nos  explote la agenda cuando surge un imprevisto.
• Aplicar la regla de Pareto. El 80% de lo que necesitas proviene del 20% de tu actividad. Mantener la diversidad (en fuentes de ingreso, de placer, salud etc) no es malo, pero debe ser una elección consciente y meditada. Hay comida, hábitos, relaciones y clientes que, seamos sinceros, hace tiempo que dejaron de aportarnos nada. Y distraen nuestra atención de lo que sí apreciamos.
• “El día no empieza hasta que no se termina”. Una sentencia que leí en un libro sobre alimentación, que viene a decir lo bueno que es dedicar unos minutos la tarde anterior para planificar el día siguiente.
• “No vaciar tu maletín a diario es una forma fácil de perder el control”, o algo así es lo que dice David Allen en este vídeo (víaEl Gachupas).
• Mi “bandeja de entrada” (GTD) y mi “bandeja de aterrizaje” (el lugar donde se deja lo que traes en los bolsillos: el móvil, las llaves…) acaban confundiéndose peligrosamente.
• Hay que dejar espacio y tiempo para el repaso semanal. Realmente es una de las cosas que más me cuesta hacer. Uno de mis puntos negros, no hay duda.

Pues hala, ya está bien por hoy. De propina, un vídeo de PS22, el coro de una escuela pública de Nueva York, y una prueba de lo que puede conseguir un buen profe  y un buen centro.

La SEMANRAP se convierte en QUIMANRAP

+++ Tal como yo lo veo, existen dos escuelas de perfeccionamiento.

La primera consiste en concentrarse en hacer mejor lo que ya estás haciendo, de la misma forma básica en que lo haces. Es ideal cuando estás segura de haber alcanzado el planteamiento teórico ideal, y sólo necesitas que tu desempeño real se ajuste lo más posible al patrón perfecto.

La segunda tendencia se centra en encontrar procedimientos mejores, que en prinicipio pueden alejarse de los métodos tradicionales todo lo que sea necesario.

No hay que partirse mucho la cabeza para llegar a esta clasificación, y probablemente habrá aparecido antes en algún sitio más reputado que este cuartucho con teclado en el semisótano de Internet en el que yo me alojo. Pero como no tengo ni idea de cómo se han referido a estas dos formas de trabajar, me referiré a ellas de momento como “Metodología de la rana” y “Metodología de la mariposa”.

¿Por qué esos nombres?

Bueno, no sé si sabéis mucho de natación. Yo no. Pero tengo una gran retentiva para toda clase de datos superfluos y poco prácticos.

Existen dos estilos, braza y mariposa, que en su día fueron el mismo. Nadar a braza es algo bastante natural y antiguo en la historia humana, y figuró desde los comienzos de las competiciones internacionales como un estilo estándar. Pero en los años 30, un par de nadadores empezaron a estudiar, de una manera más o menos rigurosa, la forma de batir las marcas del momento.

Mientras otros nadadores se concentraban en pulir las imperfecciones en la ejecución de la patada de rana, ellos se lanzaron hacia otra forma distinta de nadar. Movían los dos brazos a la vez  hacia adelante (una de las condiciones para competir en braza) pero POR ENCIMA DEL AGUA, no por debajo. Esto, unido a una patada diferente, les permitió zamparse a los rivales en cuanto pusieron su nuevo estilo en práctica. Había nacido la mariposa nadadora, y el nuevo estilo pronto se vio tan ventajoso que prácticamente lo adoptó todo el mundo, hasta que se separaron la braza y la mariposa en dos competiciones diferentes bien delimitadas.

Bien, siguiendo este ejemplo, la Metodología de la rana corresponde a quienes se concentran en pulir los detalles de un procedimiento bien establecido, y la Metodología de la mariposa comprende los esfuerzos por encontrar un procedimiento distinto que haga lo mismo que el ya conocido pero de forma significativamente más eficiente. Éle, ya los he bautizao.

No hay una buena y una mala, sino que generalmente hay momentos más adecuados para una o para otra. Las fases Mariposa traen consigo pequeñas o grandes revoluciones conceptuales que necesitan posteriormente de fases Rana para ser optimizadas.

Ahora no se acuerda nadie, pero antes el salto de altura se hacía así.

En el deporte hay multitud de ejemplos (el salto de altura y los estilos tijera y fosbury, por ejemplo) y en la historia de la tecnología también (pero ahora no se me ocurre ninguno. Los comentarios os esperan, listorros míos…).

Y cualquiera puede imaginarse que es mucho más desconcertante intentar abordar una mejora desde la perspectiva del bicho que vuela que desde la del bicho que nada. ¿A que sí?

Pues ese es mi problema ahora. Quiero introducir mejoras estructurales en ciertos aspectos de mis traeas. Pero como creo que es el momento de innovar un poco, no sé bien cómo empezar. Las Mariposas vuelan más alto…Así que la SEMANRAP se va convirtiendo en una QUIMANRAP, porque esto se alarga…

La buena noticia es que por fin le he metido mano al problema despues de evitarlo mucho, y ahora estoy sentada leyendo información de sitios webs que me gustan para inspirarme, tomando notas y bebiendo té.

Mariposear no es tomarse las cosas a la ligera, a ver qué os pensáis.

La postergación ha tenido su parte positiva, no obstante, ya que he invertido la mañana en una agradable paseíto en manga corta por el centro de Madrid con Athair, en este hermosísimo día laborable. Un lujazo del freelance, que debería tomarme más a menudo.

Desorganización, cómo me gustaría decir “cuánto tiempo sin verte”…

+++ Aunque siempre estoy interesada en formas de mejorar mi organización, mis hábitos y mi eficiencia, eso no quiere decir que sea una persona de naturaleza  organizada, eficiente o con buenos hábitos. Todo lo contrario. Soy como esos enfermos congénitos que necesitan dedicar un gran esfuerzo a su salud sólo para mantenerse a flote.

Entre mis buenas cualidades por nacimiento o educación nunca han figurado la autodisciplina, la voluntad o la constancia. Pero sí un enorme interés por mejorar, una apuesta decidida por la racionalidad como instrumento de progreso personal y la convicción de que el miedo no es excusa.

Que son todos puntos de partida excelentes, pero que ayudan muy poco cuando se te acumula la ropa por planchar, no sabes exactamente cuánto retraso llevas en los proyectos más urgentes, no estás segura de si mañana tienes reunión o te das cuenta de que tu organización de menús está pervertida otra vez.

Pues bien, estoy en uno de esos momentos. Y no es la primera vez. El otoño es una época de reactivación, y a menudo me pilla en bragas. Más o menos estaba gestionando bien la vida, pero el meternos a hacer reformas en casa (y el ponerme oportunamente enferma a la vez, cough, cough) han dinamitado mis calendarios y mis penosamente adquiridas rutinas. Otra vez. Así que se impone una acción radical, y esta vez va a tener un nombre molón:

Queda inaugurada la  I SEMANRAP (Semana de Mantenimiento de Rapunzell).

Hoy, miércoles 7 de octubre, coincidiendo con el Día Mundial  del Trabajo Decente y con las movilizaciones en  Internet en protesta contra los recortes presupuestarios en ciencia, Rapunzell comienza una semana centrada en la reflexión, planificación y adquisición de buenos hábitos, que tratará en lo posible de compatibilizar con su trabajo y labores diarias. (La redacción de este blog le desea la mejor de las suertes, que le va a hacer falta).

El títilo podría hablar de una Semana Anual, Semana Semestral… pero tengo la terrible sospecha de que cualquier periodo que establezca va a quedarse corto o largo, así que ya lo decidiré cuando tenga una muestra amplia.

Bien, los contenidos de la I Semana de Mantenimiento de Rapunzell serán:

• Dieta. No, no se trata de que me vaya a poner a régimen, sino de diseñar otro juego de menús que me duren un tiempo y que planifiquen mejor mi sistema de comidas. Como no me gusta cocinar, acabo enviando este asunto bajo la alfombra con facilidad.
• Ayuno depurativo. Relacionado con el aspecto anterior, en esta semana comenzare un ayuno depurativo de unos cuantos días, que es una práctica que llevo años sin hacer pero que me viene la mar de bien física y mentalmente.
• Ejercicio. Le he cogido gusto a ir la gimnasio, pero sigo relegando acercarme por allí cuando tengo demasiado trabajo, la compra por hacer, etc. Tengo que meditar sobre esto.
• Sistema de gestión de tareas. GTD me va razonablemente bien con ciertas adaptaciones, pero hay que resetearlo de vez en cuando.
• Calendario de visitas médicas. Tengo pendiente una visita al dentista, al ginecólogo, al fisio y seguramente a alguien más que no recuerdo.
• Vacaciones. ¿Dónde queremos ir de vacaciones, qué queremos hacer? Buen momento para empezar a pensarlo. Me gustaría ir a Bolivia este febrero, pero no sé si será posible…
• Dinero. Revisar la política financiera y económica.
• Objetivos personales y profesionales. Para estar segura de saber a dónde quiero ir y dónde quiero estar. Sin agobios, pero con las cosas claras.
• Orden y organización. ¿Mantengo mis copias de seguridad al día? ¿Sé dónde están todas las cosas que tengo? ¿Dispongo de un lugar asignado a cada cosa, y así sé dónde guardarla? ¿Puedo desprenderme de algo más?

Y más que se me irá ocurriendo. No sé, puede que vaya actualizando este mismo post, o puede que escriba otro con los cambios. ya veremos. Como material para comenzar hoy, tengo de sobra.

El Wishful Thinking no vale. Hay que currárselo.

Por cierto: de ser necesario, la Semana puede convertirse en la Quincena. QUIMANRAP también suena bien

Seguimiento de tareas recurrentes con Sciral Consistency — El Canasto

+++ Sciral Consistency, encontrada en El Canasto. Una aplicación que permite controlar las tareas que deben ser hechas cada cierto tiiempo, aunque sin fecha fija.

Acabo de instalar la versión gratuita y pinta bien.

Seguimiento de tareas recurrentes con Sciral Consistency — El Canasto.

Office Tab

+++ Si eres de las que trabajan con cuatro documentos a la vez, aparte de las hojas de cálculo, el Corel y el Firefox (todo abierto al mismo tiempo, por supuesto, porque en cuanto piensas que pueds prescindir de algo descubres que NO es así), igual esto te sirve.

En Bitelia han encontrado una aplicación que se integra con Office, el Office Tab, y que te abre los diferentes documentos de Word, Excel, etc en pestañas dentro del mismo programa. Igual que en Firefox.

Yo lo acabo de probar, y parece que funciona bastante bien.

Breves

+++ Ayer me dijeron que, en los últimos años, daba a entender en este blog que “me molestaba la gente”. Intenté rebatírlo, porque yo no pretendía decir eso…pero pensándolo bien, me he dado cuenta de que tenían razón. Con los años, cada vez me molesta más la gente. Paralelamente, cada vez me interesan más las personas. Otro lugar común para Rapunzell.
Pertenecer a una u otra categoría es algo que depende de cada uno, y que seguramente depende del momento y el entorno. Las circunstancias, creo que le llaman a eso. Seguro que hay quien conmigo sólo tiene interés en ser “gente” pero no “persona”, y viceversa.
Nada de malo en ello. Al contrario, demos gracias por los pequeños favores. A mí me ocurre exactamente lo mismo. Lo jodido es la sincronía, claro…

+++ También averigué lo que sintió el pianista cuando, tras una temporada entera interpretando a Chopin, se enteró de que sus críticos “consideraban que estaba insultando a Beethoven” y sus fans “alababan su soberbio entendimiento de Debussy”. Perplejidad. Alivio por su elección de compositor, porque si nadie se va a enterar de lo que tocas, al menos es bueno que lo que tocas te guste a ti. Gratitud hacia quienes lo apoyaban , ya de ningún modo podían hacerlo por amor a Chopin, sino por afecto a él. Curiosidad por saber cuántos otros músicos estaría malinterpretando él mismo.

+++ Tengo contratado el servicio de mantenimiento de Telefónica. Pago 5 euros más al mes para asegurarme de que cualquier incidencia en mi ADSL será resuelta con rapidez. La verdad es que no me puedo quejar: ayer sábado avisé de una incidencia en la línea, y hoy a las 10 de la mañana tenía aquí un técnico.

+++ La final del Torneo 6 Naciones de rugby se jugó ayer, y yo la estuve viendo por segunda vez en mi vida. Sigo sin tener ni  idea de rugby, pero me estuvieron explicando todas las jugadas y más o menos cacé algo de lo que pasaba. Fue bastante divertido. Nota mental: dar prioridad en el futuro a los deportes que emplean balones con formas raras.

+++ El miércoles por la tarde me esperaba una montaña de cosas por hacer. Hoy me aguarda una montaña, menos un poquito. No pasa nada. Ya saldrá.
La actitud lo es todo. El compromiso es una actitud. No me hacen falta dos avisos para recordar que no puedo permitir que el trabajo se me coma la vida. Uno es suficiente.
Pero el trabajo es ladino y astuto, y además recalcitrante en recordarte que paga las facturas. Aún así,  aquí voy, postergando*** a veces, trabajando otras, pero también saliendo a la calle a que me dé el aire y quedando a comer con la familia política o a ver la final del torneo de rugby con los amigos.
Como bien decía mi tío, al final casi nada importa. A casi nadie le preocupa que hagas las cosas bien o mal. Lo que cuenta es que te vean por ahí y que les hagas gracia. Si la pifias o te retrasas, ya se les olvidará. Si inviertes tus últimos 100 euros o te tragas un gran sapo por hacer las cosas correctamente… ya se les olvidará. Así funciona, me guste o no.
Por el contrario, yo no olvido los buenos momentos, el vino o las risas. O el cine. O el circo. O aprender algo nuevo. O el teatro. O ir a comprar croissants para hacer emparedados de aspirina. O la conversación. O los títeres. O una partidita de rol. Así que, puestos a elegir… me quedo con la tarde de ayer

(***Para quien no lo entienda, postergar es lo mismo que procrastinar. Tiene la desventaja de ser una vieja palabra castellana en lugar de un anglicismo chachi guay producto de una alternativa traducción en modo patata=pataté. No brilla, no mola, no es sen-sa-cio-nal- Pero yo, como Humpty Dumpty, siento un extraño afecto hacia las palabras olvidadas, y me gusta sacarlas de vez en cuando a hacer ejercicio. No me lo tengáis en cuenta.)

GTD versión Rapunzell

+++ Bueno, hora de hablar de GTD más en serio, como avancé.

Por versión Rapunzell no me estoy refiriendo a grandes innovaciones en el sistema, sino a qué partes del mismo aplico, cómo lo hago y qué cacharricos uso.

Si pìenso en cómo gestiono mis tareas en este momento, se me ocurre que puedo hablar de estos items principalmente:

• Bandeja de entrada
• Listas de tareas
• Calendario
• Tickler file (Fichero de recordatorios)
• Firchero de referencia
• Correo electrónico

Fijaos que estos apartados se refieren al modo en que voy a organizar lo que tengo que hacer, no la información que poseo o los documentos que debo tener ordenados. Que también son importantes, pero no son el tema de hoy.

La lista se corresponde, más o menos, con diferentes fases del proceso GTD. Exceptuando el correo electrónico, que es un espacio complejo que necesita su propia gestión, TODO el resto de mi vida se procesa a través de una bandeja de entrada, listas de tareas, etc.

TODO significa TODO. Las visitas al dentista, la declaración de IVA, decidir tener hijos o no, preparar el aniversario con mi pareja, irme de vacaciones , dar clase, preparar un proyecto, cobrar una factura…

Y esa es la gracia del GTD, la sensación de control que proporciona sobre todo. No es un sistema perfecto, y estoy segura de que es mejorable. Pero me he dado cuenta de que las mejoras reales a ciertos sistemas surgen cuando te has disciplinado suficientemente para llevarlo a cabo de verdad, en primer lugar. Lo contrario, en mi caso, viene a ser un “no están maduras”.

Así que voy a explicra mi versión de GTD a la que estoy intentando acoplarme cada vez más, y ya veremos qué modificaciones voy introduciendo.

+++ Para que esto no sea un permanente “voy a hablar de cómo algún día por fin hablaré de esto”, vamos a meternos en harina.

La primera fase de GTD es RECOLECTAR asuntos pendientes en tu bandeja de entrada.

Una de las formas más sencillas de hacerlo es armarte con un montón de papelitos, que bien pueden ser folios para reciclar cortados en diez trozos. Después, recorre todos los aspectos de tu vida anotando TAREAS PENDIENTES.

Como dije, TODO significa TODO. Te das una vuelta por casa y anotas cualquier posible tarea que se te ocurra, independientemente de si es o no es importante, de si es o no es urgente. Desde “quiero hacer un viaje a Islas Mauricio” hasta “tengo que pagar sin falta la factura del gas mañana”.

Si yo me doy una vuelta por mi casa en este momento, aparecerán entre otras:

• Visitar Torrelodones para recoger la documentación del curso.
• Quedar con Celia para comer.
• Hacer una lista con los cumpleaños de los amigos para que no se me olviden.
• Preparar las facturas de la última actuación.
• Sacarme el título de buceo avanzado.
• Cambiar el titular de la gata.
• Correr la San Silvestre u otra carrera de 10 km.

etc.

Y así puedo seguir un buen rato.  Si trabajo en una oficina o cualquier espacio distinto de mi casa, debo hacer allí lo mismo. Mi objetivo es recolectar todos aquellos asuntos que interpretamos como “pendientes”. Y sacarlos de mi cabeza.

Todos esos papelitos los deposito, sin organizar ni clasificar en mi BANDEJA DE ENTRADA. Puedo tener más de una (por ejemplo, la Bandeja de Entrada del correo electrónico funciona como tal), y es frecuente tener una en casa y otra en el trabajo. Pero debemos tener el menor número posible, o complicaremos innecesariamente todo el sistema.

Recordemos que no hay tarea tan pequeña o tan grande que no merezca ser apuntada porque, de no hacerlo, estamos adjudicando a nuestro cerebro la responsabilidad de funcionar como una perfecta agenda electrónica, que recordará las tareas pendientes cúando y sólo cuándo necesiten ser recordadas y PODAMOS HACER ALGO AL RESPECTO.

Y no es el caso. Nuestro cerebro no funciona así, sino que te recordará lo que tienes pendiente cuando no puedas hacer nada para resolverlo (creándote ansiedad innecesaria) y se olvidará de advertirte cuando sí puedas.

Una vez recolectado todo, pasamos a la fase númetro dos: Procesar. Pero esa, en otra entrada, que como ladrillo esta ya está bien.

Bloqueo por exceso

+++ Tengo entendido que existen personas que le tienen pánico a los fines de semana sin planes, porque se aburren como una ostra. Y no son ni una ni dos, sino legión.

Yo, en cambio, a semejanza de Juan sin Miedo, soy una Rapunzell sin Tedio.

Mmm… No, si quiero ser fiel a la verdad, eso no es exactamente así. Soy una Rapunzell sin Tedio cuando estoy a mi bola. Reconozco que puede haber situaciones excepcionales en las que me aburro estando con otras personas. No es lo habitual ni mucho menos, porque cada vez soy más selectiva a la hora de compartir mi tiempo. Y además el aburrimiento es es breve  porque, o introduzco variaciones en la situación que la hagan más divertida, o me largo.

Si estoy sola, jamás me aburro. Me faltan horas en la vida para ver todas las películas, leer todos los libros, jugar todos los juegos, navegar en todas las páginas, dar todos los paseos, dibujar todas las ilustraciones, traducir todos los cómics, escribir todas las entradas que quiero escribir… Y eso si no me apetece salir del barrio. Que si encima estoy con ánimo viajero, la cosa se disparata al feliz infinito

Pero a veces experimento un bloqueo en el que no hago nada de provecho, sin que eso implique que me lo estoy pasando bien.

Ahora mismo me encuentro en esa situación. Estoy en medio de un Bloqueo por Exceso. Tengo tantas cosas que hacer a la vez que no sé por dónde empezar. Además, unas dependen de las otras, en un círculo vicioso que no resulta fácil definir ni romper, pero que en estos momentos mejoraría mucho si la ropa que hay tendida en la cuerda se secara instantáneamente.

Entonces sí sabría qué hacer en primer lugar… En fin, yo estoy intentando romper ese bloqueo por mis medios. ¿Se os ocurren otros?

(Nota: no tengo grandes esperanzas de recabar respuestas que tengan que ver con lo que estoy preguntando concretamente, pero será divertido de todas maneras.)

Mi estructura de carpetas

+++ Esta entrada sería más útil y más fácil de entender si previamente hubiera  explicado algo más de GTD.

Pero en estos momentos estoy realizando el traslado de documentos de mi antiguo PC al nuevo, y dándole un empujoncito a la mejora de mi sistema personal. Así que este es EL MOMENTO para hablar de ello, porque es el momento en que pienso en ello. Trataré de compensar la falta de referencias previas con una mayor claridad en la exposición, y dejando para otra ocasión los comentarios relacionados con GTD.

Al organizar mi sistema de archivos tengo en cuenta tres criterios:

• Es deseable la menor cantidad de carpetas iniciales posible.
• Es deseable la menor profundidad (número de carpetas dentro de carpetas dentro de carpetas) y por tanto número de clicks posible, especialmente en aquellos directorios que uso con frecuencia.
• División del material que pulula por mi ordenador en dos categorías mentales: “me viene bien tenerlo a mano” o “guardado para futura referencia”.

Después de algunas pruebas, mi estructura de carpetas actual vino inspirada por este artículo. Adapté la propuesta a mi propia idiosincrasia, y mi carpeta Mis Documentos quedó organizada así:

1. Pendientes. Ahí va todo lo que debo tener a mano en la actualidad. Si estoy realizando un diseño, ensayando canciones o escribiendo un libro, ahí que va todo el material, mientras esté trabajando en ello. Antes, tenía tres carpetas para los documentos en uso: Entrada, Salida y Pendientes. Pero la verdad, es una clasificación superflua para mí…
2. Multimedia Archivados. Contiene una carpeta para Audio, otra para Vídeo y otra para Imágenes. Los archivos que están aquí han sido transferidos en algún momento de las carpetas de descarga o de Pendientes. Separarlos en una carpeta aparte es una opcón rentable para mí porque este material se usa a menudo, especialmente el audio. Además, dado que parte son archivos que puede interesar compartir a través de L-phant, Emule, etc, es preferible que estén en una localización diferente a la de los documentos más personales. En último lugar, también es preferible tenerlos una carpeta diferente si dejamos que Itunes o Picassa, como recomienda el artículo, se hagan cargo de la gestión.
3. Documentos Archivados. Ahí va todo el material documental no-multimedia que quiero conservar pero que pertenece al pasado. La estructura interna ideal de esa zona es aún un misterio. Pero como no se usa todos los días, y siempre que se disponga de una buena herramienta de búsqueda, tampoco importa mucho.
4. Copias de seguridad o Backups. Ahí se almacenan los archivos correspondientes a las agendas de contactos, copia de la configuración y archivos del teléfono móvil, copia de archivos de claves, favoritos de Firefox… Es decir, todo aquello que, sin ser un documento propiamente dicho, me va a interesar duplicar periódicamente en un disco duro externo o tener almacenado por si algo se casca.
5. Temporales. Dentro de Temporales hay tres carpetas: Descargas de Firefox, L-phant y Chatarra. Las dos primeras no necesitan explicación. La tercera se usa para almacenar  archivos y carpetas completamente prescindibles. Temporales es la clásica carpeta que sacrificaremos con alegría en caso tropezarnos con algún monstruo lovecraftiano que nos exija un fichero, a cambio de no devorarnos. Bueno, o si nos quedamos isn espacio en el disco duro, que también puede pasar.

En el Escritorio hay accesos directos a dos carpetas: Pendientes y Chatarra. Y, por supuesto, un acceso directo a Mis Documentos.

Para terminar, un par de recomendaciones.

• Numerar las carpetas para que aparezcan en el orden que te sea más conveniente. de lo contrario, Windows las ordenará por ti..

• Es mejor reconducir la obstinación de Windows y software asociado que intentar combatirla frontalmente. Windows creará sus propias carpetas de Mis Imágenes, Mi Música, etc, igual que otros tus lector de Pdf creará Mis Ebooks, y tu programa de gestión de la pedicura creará Mis Juanetes.

Te costará dios y ayuda conseguir que esos (y otros) programas gestionen tus archivos en otras carpetas que no sean esas. Así que permite que las creen y después desplázalas a donde te convengan. Por ejemplo, traslada la carpeta Mis Imagenes que aparece por defecto al interior de Multimedia Archivados o Pendientes, según prefieras que se almacenen definitivamente a la primera o pretendas procesarlas después.

Y si no sirven de nada, no trates de eliminarlas; generalmente los programas que las usan tratarán de crearlas de nuevo. Derívalas a Temporales y olvídate de ellas.